本学では，卒業生・修了生等（注1）の各種証明書の発行に当たって，個人情報保護の観点から，ご本人の意思によるお申し込みであることを確認させていただいております。
つきましては，各種証明書のご請求に際しては，公的機関発行の身分証明書等のご提示や，委任状のご提出等をお願いいたします。
なお，お申し込みは，窓口又は郵送によるものとし，E-mail，FAX，電話でのお申し込みは，受け付けておりません。
また，お申し込み時に提出いただく書類は，証明書発行業務にのみ使用します。これらの書類は，法に基づき適正に管理し，所定の保存期間満了後は，適切に廃棄します。
おって，外国から請求される場合は，外国において返信用郵送料をあらかじめご用意いただくことが難しいため，日本国内のご家族など第三者の方を通じてお申し込みいただきますよう，ご協力よろしくお願いします。どうしても上記対応が困難な場合は請求先一覧へご相談ください。
※ 証明書の発行手数料は，いただいておりません。
※ 証明書によっては，発行に1週間程度を要する場合がありますので，余裕をもってご請求願います。
注1：卒業生・修了生等には，研究生・科目等履修生であった方及び退学等の方を含みます。
郵送による申し込み方法
送付先
卒業・修了等をした学部又は研究科等の教務担当
送付するもの
【 ご本人による申し込みの場合 (以下３点) 】
- 本人確認書類（注2）
- 返信用封筒（注3）・宛名明記，郵送料分の切手貼付
- 申込書（任意の用紙に，以下の事項を記載願います。）
- 氏名（旧姓名）・ふりがな（英文証明書をご請求の場合は氏名の英文表記を併記してください）
- 生年月日
- 住所または居所
- 連絡先電話番号（確実に連絡がとれるもの）
- 在籍当時の学生番号又は学籍番号（お忘れの場合は，記入不要です）
- 卒業（修了）学部・学科，研究科・専攻名等
- 卒業（修了）年月
- 必要な証明書の種類・枚数（学部，大学院の別を明記してください）
- 日本語・英文の別
- 証明書の使用目的・提出先
- 厳封（開封無効）の要・不要
なお，以下の学部（研究科）については，申込書の記載事項が一部異なりますので，各学部・研究科のHPを確認してください。
【 家族・代理人による申し込みの場合 (以下５点) 】
- 代理人の運転免許証，健康保険の被保険者証等（注2）のコピー
- 証明書の交付を希望する方の本人確認書類（注2）
- 申込書〔代理人の住所又は居所及び連絡先電話番号（確実に連絡がとれるもの）を付記してください〕
- 返信用封筒（注3）
- 委任状（注4）（証明書の交付を希望する方の署名のあるもの）
注2：本人確認書類
運転免許証，健康保険の被保険者証，在留カード，岡山大学の学生証（本学の在籍者で，有効期間内のものであること。），マイナンバーカードの表面，その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって，ご本人であることを確認するに足りるもののコピーを送付してください。
なお，卒業・修了等の後に改姓・名をされた場合は，上記に加えて，改姓・名の事実が証明できるものを送付してください。
※ 例：3ヶ月以内発行の戸籍抄本（コピー），3ヶ月以内発行の住民票の除票（コピー），パスポート（コピー），免許証（コピー），マイナンバーカードの表面（コピー）など。ただし，いずれも，改姓・名の事実が記載されているもの。マイナンバーカードの裏面（コピー）は送付しないでください。
注2：返信用封筒
宛先明記の上，お申し込みされる部数に応じて，適切な料金相当分の切手を，あらかじめ返信用封筒に貼付してください。
郵送料金については，日本郵便ホームページ又は窓口等でご確認ください。
| 角形2号（定形外封筒） 1枚当たり | 18g |
| 証明書用紙（A4） 1枚当たり ※1部当たりの枚数の目安 卒業証明書（和文）（英文） 1枚 成績証明書（和文） 2～ 3枚 成績証明書（英文） 4～10枚 | 5g |
| 証明書の厳封をご希望の場合の厳封用封筒 1部当たり | 8g |
| 角形2号（定形外封筒） 1枚当たり | 18g |
| 証明書用紙（A4） 1枚当たり ※1部当たりの枚数の目安 卒業証明書（和文）（英文） 1枚 成績証明書（和文） 2～ 3枚 成績証明書（英文） 4～10枚 | 5g |
| 証明書の厳封をご希望の場合の厳封用封筒 1部当たり | 8g |
（例）成績証明書（和文）の厳封を希望する場合
返信用封筒 18g ＋ 証明書 15g ＋ 厳封用封筒 8g ＝ 41g
※ 長形3号の場合，証明書や厳封用封筒を折り曲げて返送します。
※ 郵送料が不足する場合は請求させていただきますので，不足分を切手によりご返送願います。
※ 速達の場合は，返信用封筒の表に縦長の郵便物なら表面の右上部に、横長の郵便物なら右側部に、赤い線を表示した上で，速達料金を加算した切手を貼付してください。
※ 英文証明書など1部の枚数が多い場合や，厳封が必要な場合は，重量が増えますのでご注意ください。
注4：委任状
所定の書式はありませんが，証明書の交付を希望する方の意思が確認できるもの。
例） 委任状
私「証明書の交付を希望する方の氏名」は，「代理人の氏名」に証明書の申し込みと受け取りを一任します。
日付・証明書の交付を希望する方の署名・捺印
郵送によるお申し込みの必要書類一覧
| ご本人による申し込み | 代理人による申し込み | |
|---|---|---|
| 申込書 | 任意の用紙により作成してください。 （上記「送付するもの」を参照してください） | |
| 証明書の交付を希望する方の本人確認書類 | コピーを送付してください。 （上記の注2を参照してください） | |
| 証明書の交付を希望する方が改姓・名されている場合 | 上記の注2（※例）を参照の上，適切な書類を送付してください。 | |
| 代理人の免許証，健康保険の被保険者証等のコピー | ー | コピーを送付してください。 |
| 委任状（証明書の交付を希望する方が署名したもの。） | ー | 原本を送付してください。 （上記の注4参照） |
| 必要な郵便切手を貼った返信用封筒 | 送付してください。 （上記の注3を参照してください。） | |
窓口による申し込み方法
受付場所
卒業・修了等をした学部又は研究科等の教務担当
受付時間帯
月曜日～金曜日 午前8時30分～午後5時00分
ただし，国民の祝日，休日及び年末年始（12月29日～1月3日）の休業日並びに本学において別途定める臨時休業日を除きます。
提示いただくもの
【 ご本人による申し込みの場合 (以下１点) 】
- 本人確認書類（注5）
【 家族・代理人による申し込みの場合 (以下３点) 】
- 代理人の運転免許証，健康保険の被保険者証等（注5）（提示）
- 証明書の交付を希望する方の本人確認書類（注6）（提出）
- 委任状（注7）（証明書の交付を希望する方の署名のあるもの）（提出）
注5：本人確認書類
運転免許証，健康保険の被保険者証，在留カード（又は外国人登録証明書），住民基本台帳カード（住所が記載されているもののみ可），岡山大学の学生証（本学の在籍者で，有効期間内のものであること。），マイナンバーカードの表面，その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって，ご本人であることを確認するに足りるものの原本を提示してください。
なお，卒業・修了等の後に改姓・名をされた場合は，上記のほかに，改姓・名の事実が証明できるものを提示してください。
※ 例：3ヶ月以内発行の戸籍抄本（原本），3ヶ月以内発行の住民票の除票（原本），パスポート（原本），免許証（原本），マイナンバーカードの表面など。ただし，いずれも，改姓・名の事実が記載されているもの。
注6：証明書の交付を希望する方の本人確認書類
運転免許証，健康保険の被保険者証，在留カード（又は外国人登録証明書），住民基本台帳カード（住所が記載されているもののみ可），岡山大学の学生証（本学の在籍者で，有効期間内のものであること。），マイナンバーカードの表面，その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって，ご本人であることを確認するに足りるもののコピーを提出してください。
なお，卒業・修了等の後に改姓・名をされた場合は，上記に加えて，改姓・名の事実が証明できるものを提出してください。
※ 例：3ヶ月以内発行の戸籍抄本（コピー），3ヶ月以内発行の住民票の除票（コピー），パスポート（コピー），免許証（コピー），マイナンバーカードの表面など。ただし，いずれも，改姓・名の事実が記載されているもの。
注4：委任状
所定の書式はありませんが，証明書の交付を希望する方の意思が確認できるもの。
例） 委任状
私「証明書の交付を希望する方の氏名」は，「代理人の氏名」に証明書の申し込みと受け取りを一任します。
日付・証明書の交付を希望する方の署名・捺印
窓口でのお申し込みの必要書類一覧
| ご本人による申し込み | 代理人による申し込み | |
|---|---|---|
| 申込書 | 各窓口にて，所定用紙に記入してください。 | |
| 証明書の交付を希望する方の本人確認書類 | 原本を提示してください。 （上記の注5を参照） | コピーを提出してください。 （上記の注6を参照） |
| 証明書の交付を希望する方が改姓・名されている場合 | 上記の注5（※例）を参照の上，適切な書類を提出してください。 | 上記の注6（※例）を参照の上，適切な書類を提出してください。 |
| 代理人の免許証，健康保険の被保険者証等 | ー | 原本を提示してください。 |
| 委任状（証明書の交付を希望する方が署名したもの） | ー | 原本を提出してください。 （上記の注7を参照してください） |
各種証明書の請求方法に関するお問い合わせは，下記へお願いします。
学務部学務企画課教育支援グループ
qgg8286@adm.okayama-u.ac.jp